Kuidas taltsutada kontorit

On oluline, et te kõik mõistaksite, et korraldamine on protsess ja seda ei tehta kunagi. Saate luua süsteemi, mis töötab teie jaoks nüüd, kuid võin teile garanteerida, et süsteemi jätkamiseks tuleb perioodiliselt seda kohandada.

Lisaks on kriitiline, kui räägite omavahel ja lepite kokku, milline peaks kontor välja nägema - teie määratlus organiseeritud kohta erineb kahtlemata tema omast. Samuti looge ametijuhendid - pange üksteisele kohustused, kuidas te kõik kontorikorralduse loomise ja hoidmise nimel tööd teete. "Esitan teie eest toimiku, kui paned kõik toimikud, mis tuleb arhiveerida, ühte kohta" "Ma hoian selle ala selge, kui hoiate selle ala selge"

Ehkki te ei pruugi tema tööst piisavalt hästi aru saada, et tema tehnoloogiatükke ja osi korrastada, saate luua tema raamatute ja paberite jaoks arhiveerimissüsteemi. Sõltuvalt tal olevate raamatute arvust võib üks võimalus olla raamatute ja raamaturiiulite värvikoodide värvimine.

Liigitage raamatud teema järgi ja määrake kategooriale värv. Ostke väikestest värvilistest punktidest suvalisest kontoritarvete kauplusest, pange täpp raamatu selgroole ja pange sama värvi punkt raamatukapi vastavale riiulile. Raamatute õigele riiulile jõudmiseks on vaja lihtsalt värvide sobivust. Näiteks kõigil XXX raamatutel oleks sinine täpp ja need asuksid raamaturiiuli sinisel riiulil.

Selle süsteemi kasutamine mitte ainult ei lihtsusta praegu talle kuuluvate raamatute ärapanemist, vaid ütleb talle ka, kuhu uued ostetud raamatud panna. Koostage ja postitage kindlasti legend, et teaksite, milline värv vastab kategooriale, ja te ei pea seda meeles pidama.

Tema kontoripaberite jaoks alustage kahest lihtsast kategooriast: tegevus ja viide. Looge täidetava viite ala: kandik, prügikast, kast, kasti kaas, korv jne. nii et ta võib visata need paberid, mis tuleb arhiivi panna, ja saate need talle esitada. Tõenäoliselt peate viitefailide loomiseks alguses koostööd tegema, eriti kui te ei mõista tema tööd. Alustage failinimedena kindlasti laiast kategooriast, kuid ärge eemalduge muudest, viidetest jne.

Ärge unustage ka kategooriate loomist selle põhjal, kuidas teavet kasutatakse, mitte selle järgi, kust see pärit on. Failinimed, nagu „E-kirjad”, „Veebisaidid” ja „Artiklid”, on kasutud; nad ei ütle teile, mis toimikus on, vaid nad ütlevad teile ainult, kust teave pärineb. Tema tegevusfaile tuleks hoida tema lähedal, et need oleksid tema töötamise ajal hõlpsasti juurdepääsetavad.

Kui tal pole lauas sahtleid, kuhu ta saaks faile panna, ostke siis väike kapp ta saab hoida oma laua lähedal või saada temalt töölaua sorteerija, et ta saaks hoida oma praeguseid faile oma töölaual. Kui tema projektid ei laena ennast failidena, võite vaadata kirjanduse sorteerijat, mis on nn kubisev sari, kus ta saab oma projekte mugavalt ja ilusti talletada. Neid on erinevas suuruses ja neid saab hõlpsalt leida kontoritarvete kauplustes ja kataloogides.

Uuendatud 18. juunil 2009