Ole ülemus: 9 mõistuse säästmise strateegiat ADHD juhtidele

Ami on finantsasutuse äriarendusjuht. Ta juhib 30 inimest filiaalides kolmes linnas. Tema päevakava koosneb paljudest kohtumistest klientidega ning individuaalsete ja konverentskõnede pidamisest töötajatega, kes talle aru annavad. Tema e-postkast on alati täis, enamasti seetõttu, et vastuste kirjutamine võtab liiga kaua aega. Ta on hädas aruannete õigeaegse täitmisega. Ami rõhutab jõudluskontrolli üle, kuna ta vihkab töötajatele negatiivse tagasiside andmist.

Jim on suure ehitusettevõtte projektijuht. Ta koordineerib mitut projekti ja juhib kümneid inimesi. Pool tema tööpäevast koosneb koosolekute kavandamisest, teine ​​pool leiab, et teda on pommitatud tema tähelepanu nõudvate telefonikõnede ja e-kirjadega. Tema kabinetis on jama, mis muudab kõigi paberimajanduste, arhivaalide ja tehtud tööde jälgimise keerukamaks. Vaatamata pikkadele töötundidele ja nädalavahetustel koju sõitmisele ei suuda ta järele jõuda.

Jim ja Ami on edukad juhid, kes on oma töös head. Neil on ADHD. Vaevalt nad üksi on. Igas ametis on tuhandeid ADHD-ga täiskasvanuid juhtivatel ja juhtivatel ametikohtadel. Ami ja Jimi ning paljude teiste positsioonil olevate inimeste jaoks on väljakutse õppida ADHD-d hästi juhtima, nii et nende töökoormus oleks vähem stressi tekitav ja kurnav. Allpool on toodud mõned strateegiad, millest nad pidasid abi.

1. Kirjutage oma töö kirjeldus

Enamikul töötajatest on selgelt määratletud töökoht konkreetsete eesmärkide ja struktureeritud rutiinidega. Tavaliselt pole see nii juhtivatel kohtadel, kus ootused ja vastutus on lõdvalt määratletud ja tähtajatud. Kui keegi pole teile selget ja struktureeritud ametijuhendit andnud, kirjutage see ise.

Millised on teie töö kõige olulisemad kohustused? Kui palju aega peate igaühele neist pühendama? Millal eraldate nende prioriteetsete ülesannete jaoks oma ajakavas aega ja kuidas tasakaalustada oma ajakava, et tagada prioriteetsete ülesannete täitmine? Milliseid konkreetseid tulemuslikkuse eesmärke püüdlete saavutada ja kuidas oma edusamme järjepidevalt jälgida ja hinnata?

Struktureerimata tegevjuht on tõenäoliselt kõikjal kohal, segatud väikestest asjadest ja ajaraiskamisest. Täiendav oht on see, et ilma realistlike ootuste ja tervislike piirideta saab juhtivtöötaja oma töö hõlpsalt üle võtta. See, nagu Jim avastas, on läbipõlemise retsept.

2. Pange planeerimine oma prioriteediks

Võtke aega planeerimiseks, nii pikaajaliseks kui ka lühiajaliseks, ja mõelge läbi projekti valmidus, mis ja millal. Paljude ADHD-ga juhtivtöötajate probleem on see, et nad satuvad tulekahjude kustutamisse ja ei vaja tulevikku vaatamiseks ja tõhusaks kavandamiseks aega. Pikaajaline tulemus on sageli katastroof.

Jim sai teada, et mida tõhusamaks ta plaanimisel sai, seda vähem tuli tal tulekahjusid kustutada. „Minu kõige olulisem ülesanne täidesaatva riigina ei ole tulekahjude kustutamine, vaid pigem tulekahjude puhkemise ärahoidmine.“ Põhiline lühiajaline tööülesanded, näiteks koosolekud, on planeeritud tema plaanijasse koos teatiste ja meeldetuletustega, mis saadetakse osalejatele tema kabinetis assistent. Pikemaajalisi ja keerukamaid projekte kavandatakse üksikasjalikult projektihaldustarkvara programmi, näiteks Microsoft Project abil.

3. Minimeerige häireid

Mida häirivam on inimene ja mida rohkem detaile ta peab käsitlema, seda suurem on vajadus organiseeritud töökeskkonna järele. Tehke sellest pidev missioon, mille eesmärk on kõrvaldada ja vähendada tähelepanu hajutamist teie töölaual ja kontoris.

Ami jaoks oli suurim probleem e-kirjade tulv. Iga kord, kui ta ühe lugemise lõpetas, selgitas ta: “Mul oli kohutav aeg uuesti teele asuda.” Lahendus oli anda ise pühendatud e-posti ajad e-kirjade lugemiseks ja neile vastamiseks ning nende ignoreerimiseks, kui ta pidi keskenduma muudele ajastatud ülesanded.

Jimi jaoks oli probleemiks see, et tema laud oli klaasseina ees, mis paistis välja suuremast kontorikompleksist. Lahendus oli pöörata tema töölaud ümber nii, et see oleks läbipaistmatu seinaga.

Tõhus tegevdirektor; ebaefektiivne ei tee seda. Hästi delegeerimine eeldab, et teil on selge, millised ülesanded tuleks delegeerida ja millised mitte. Delegeerige ülesanded, mida keegi saab teha nii hästi kui teie, et vabastada aega ja energiat ülesanneteks, mis nõuavad teie enda teadmisi. Olge tundlik, kui te ei delegeeri selliseid ülesandeid, mida töötaja ei suuda täita, ja tervitage ausat tagasisidet, kui sellised olukorrad tekivad.

Heaks delegeerimiseks on vaja oma uhkusest üle saada. Jim ei soovinud oma volitusi delegeerida, sest „ma ei tahtnud välja näha, nagu ma väriseksin.” See oli juhtum, kus vaeva nähti, kuid nõmedam. Jim loobus sellest harjumusest.

4. Õppige, millal öelda „ei”

On kaks peamist põhjust, miks paljud juhid on oma tööst hämmingus. Need võivad olla ebatõhusad, sellisel juhul on lahendus tootlikkuse suurendamine siin toimetuleku strateegiate kaudu. Teine ülekoormamise põhjus on liiga suure töö võtmine. Ainus lahendus ülemäärasele pühendumisele on oma töökoormuse vähendamine. Kui juhitamatu töökoormuse vähendamine pole valik - näiteks kui kõrgem juhtkond pole sellega nõus - võib pikaajaline lahendus olla leida teine ​​töökoht.

Tõhus juht peaks alati olema teadlik sellest, mida on võimalik teha või mitte, ning võtma vastavalt endale kohustusi või loobuma taotlustest. Üks korduv probleem Ami jaoks oli see, et tema ülemus palus tal probleemidega hakkama saada, ilma et ta arvestaks laua peal olevate praeguste projektidega. Ta vajas ja lõpuks ka tegi, muutu enesekindlaks ja räägi sellest oma ülemusele, "Ma võin selle eest hoolitseda või ka selle eest hoolitseda, kuid ma ei saa teha mõlemat."

Teine probleem oli liiga palju taotlusi inimestelt, kes talle teatasid, et telefonikohtumisi või muid kavandatud sündmusi ajatada. See ajas tema enda ajakava kaosesse ja ta pidi sellistele taotlustele ütlema ei.

5. Ole hea, mitte täiuslik

Kui olete oma päeva üle vaadanud, tähtsuse järjekorda seadnud ja planeerinud, andke endast parima, et ülesanded täita neile määratud tähtaja jooksul. Ami kaldus eksima pisidetailidest ja kurtis: “Püüan alati teavet ümber korraldada”, et aruanded või e-kirjad oleksid täiuslikud. Tema perfektsionismkoos distraktilisusega aeglustas tootlikkust melassi kiiruseni. Alles sundides ennast graafiku alusel peatuma, seades äratuse, et hoiatada, et tal on 10 minutit jäänud ja seejärel ülesandest loobumine, kui aeg oli käes - et ta suutis oma raskete olude peal püsida töökoormus.

6. Hoidke koosolekud lühikestena ja keskendunult

Olenemata sellest, kas juhite sisemist või välist kohtumist, koostage alati lühike päevakava ja pidage sellest kinni. See mitte ainult ei aita teil teavet korraldada, vaid säästab kõigi aega. Hoidke koosolek kindlalt fookuses ja teemaga ning suunake vestlus tagasi päevakorda, kui teised (või teie!) Teelt välja pääsevad.

7. Ärge muretsege jõudluskontrollide pärast

Paljud ADHD-ga inimesed on meeldivad inimesed ja tundlikud teiste ebamugavuste või valu suhtes. Ami ebamugavus etenduste arvustuste pärast tulenes tema murest konstruktiivse kriitika saamine muudab mõne inimese ebamugavaks. Ta lõpetas edasilükkamise, kui ta mõtles etenduseülevaate pigem õpetamisvõimalusena, mitte vastasseisuna. Hindamine sai võimaluse öelda oma töötajatele, kuidas olla oma töös tõhusam.

8. Kütke ise

Kui teil on kiusatus töötada lõuna ajal, ärge tehke seda. Tervisliku veresuhkru taseme säilitamine on tähelepanu ja keskendumise jaoks hädavajalik. Lisaks toitumisele aitab lõunapausil olev lühike aeg ära hoida pärastlõunast vaimset väsimust.

9. Rutiinsete ülesannete ajakava

Ilmalikke ülesandeid välditakse või unustatakse sageli, kui need ei muutu harjumusteks. Häälestage jooksvaid kohustusi, rakendades protseduuri, mida järgite kindlaksmääratud ajakavas. Pöörake kuludokumente igal reedel keskpäevaks. Paluge oma kontoriabilisel meelde tuletada, kui unustate või viivitate. See muudatus aitas Jimil ja Aminil asjade peal püsida.

Uuendatud 16. detsembril 2019